Galvenie elementi, kas ir jāiekļauj plānojot pasākumu

Viktorijas tūrisma un notikumu industrija katru gadu ir vērsta par 19,1 miljardu dolāru, un tajā strādā vairāk nekā 201 000 cilvēku, un valsts ir slavena ar pasaules klases pasākumiem, vietām un galamērķiem.

Kaut arī vairākiem valsts nozīmīgajiem notikumiem ir sen izveidojusies vēsture, pēdējos gados tirgū ir nonākuši vairāki jauni un novatoriski aktivizēšanas pasākumi, lai piesaistītu lielu apmeklētību un atbalstītu valsts aizvien pieaugošo darbību grafiku.

Bet kas jāņem vērā, realizējot sapni par nozīmīgu vai pat nelielu notikumu iestāšanos?

Melburnas izstāžu centra biznesa attiecību un attīstības vadītājs Geordie Thoms saka, ka tas var šķist acīmredzams, bet detalizēta plānošana un pareizās palīdzības nodrošināšana var būt atšķirība starp panākumiem un neveiksmi.

Atsaucoties uz četriem veiksmīga notikuma plāniem – plānošanu, cilvēkiem, vietu un veicināšanu, Thoms saka, ka ir svarīgi apsvērt katru notikuma piegādes aspektu.

“Pasākumiem bieži nepieciešams ilgstošs izaugsmes process, tāpat kā jebkuram biznesam, tāpēc ir svarīgi, lai būtu ilgtermiņa plāns un reāli būtu paredzēts, kādas ir jūsu iespējas un iespējamie rezultāti pirmajā gadā, un tas nosaka, kādi panākumi jums šķiet.” saka Thoms.

“Tiem, kas tikko sākuši darboties, attiecību attīstīšana ar pareizajiem cilvēkiem, kā arī piegādātāju un servisa komandu zināšanu un pieredzes izmantošana var būt arī vērtīgs resurss.”

 

Nr.1. Lielums un daudzums

Tāpat kā jebkuram jaunam biznesam, notikumam jābūt stabilai finanšu prognozei, ieskaitot paredzamās izmaksas un ienākumus. Apsveriet un izveidojiet visu zināmo izdevumu sarakstu, kā arī neparedzētu izdevumu budžetu neparedzētiem izdevumiem vai izmaksu pieaugumam, lai palīdzētu noteikt jūsu pasākuma lielumu un apjomu.

Salīdziniet to ar saviem paredzamajiem ienākumiem no sponsorēšanas, biļešu pārdošanas un jebkurām citām ieņēmumu plūsmām.

Thoms saka, ka līdzīgu pasākumu izpēte var palīdzēt noteikt potenciālo apmeklējumu skaitu un arī palīdzēs noteikt mērķauditoriju, sacīdami, ka ir svarīgi apsvērt, kurš jūs vēlaties apmeklēt savu pasākumu.

“Melburnas izstāžu zāles ir Viktorijas lielākā un daudzveidīgākā pasākumu norises vieta, un katru gadu mums ir aptuveni 600 dažādi notikumi, tāpēc mēs varam sniegt detalizētu informāciju par piedalīšanos iepriekšējos pasākumos, kas var palīdzēt ar aplēsēm gaidāmajam pasākumam.”

 

Nr.2. Atrašanās vieta

Pēc tam, kad ir noteikts jūsu pasākuma apjoms un lielums, pareiza norises vieta ir būtiska katram pasākumu plānam.

Apsvērumos jāiekļauj:

  • Kāds gada laikā pasākums notiks?
  • Vai pasākumam nepieciešama iekštelpu vai āra telpa? Vai abi?
  • Ja iekštelpu ir nepieciešams, kādam tai vajadzētu izskatīties? Viena liela istaba, daudzas nelielas telpas? Vai es varu izmantot aprīkojumu, kas man ir nepieciešams, piemēram, krēsli, staigāšana utt.?
  • Vai pasākumam jābūt izvietotam tuvu pilsētas centram? Kādas ir transporta iespējas?
  • Vai vietai ir visas nepieciešamās iekārtas, tostarp klimata kontrole, tualetes, pareizs grīdas segums un apgaismojums?
  • Vai vieta ir pielāgojama pasākuma vajadzībām?
  • Vai vietne sniedz konsultācijas un atbalstu citiem notikumu elementiem, piemēram, tīrīšanai / drošībai / mārketings utt?
  • Vai manai norisei ir nepieciešama elektriskā / audio vizuālā un IT infrastruktūra?
  • Vai jūsu infrastruktūrai ir laba pieejamība, piemēram, smagie transportlīdzekļi, staigāšana un lielas iekārtas?
  • Vai vietai ir ilgtspējīga prakse?
  • Vai laikam būs faktors un vai vietai ir elastīgas / alternatīvas iespējas?

“Izvietojuma izvēle, iespējams, ir pasākuma viskritiskākais posms, jo no tā izriet viss pārējais. Ja jums ir vietas vadības komanda, kas ir elastīga, profesionāla, zinoša, pieredzējusi un atbalstoša – tas ir puse cīņas uzvarētāju. Melburnas izstāžu centros mēs lepojamies ar savu draudzīgo un pieredzējušo komandu, kas attīsta stingras darba attiecības ar klientiem un kuri ir šeit, lai palīdzētu veiksmīga pasākuma nodrošināšanā. ”

 

Nr.3. Atļaujas un nosacījumi

Atkarībā no jūsu mitinātā notikuma veida var būt atļaujas un prasības pasākuma rīkošanai, piemēram, drošības līmenis, sabiedriskā transporta pieprasījumi un policijas klātbūtne, padomes atļaujas, satiksmes pārvaldība un trokšņa kontrole.

Sazināšanās ar vietnes darbību komandu ir pirmā zvana osta, jo tā var norādīt uz konkrētās vietas prasībām.

Thoms skaidro: “Kā vietņu operatoriem mūsu interesēs ir nodrošināt, lai visi notikumi Melburnas izstāžu laukos noritētu pēc iespējas gludāk. Mēs regulāri sazināmies ar vietējām padomēm un regulatīvajām iestādēm un varam palīdzēt pasākumu plānotājiem ar vadlīnijām par katra pasākuma veida prasībām, lai novērstu jebkādus jautājumus uz leju un nodrošinātu mieru. ”

“Melburnas izstāžu vadība ir papildinājusi pieredzi arī mūsu notikumu vadīšanā, kas nozīmē, ka mums ir pilnīga izpratne un pieredze, ne tikai pārvaldot norises vietu, bet gan plānojot un nodrošinot veiksmīgu pasākumu.”

 

Nr.4. Drošība un tīrība

Visiem notikumiem būs vajadzīgi daži atbalsta pakalpojumi, lai nodrošinātu klientu drošību, komfortu un labklājību ar drošību un tīrīšanu.

Pasākumu rīkotājiem jāapsver vairāki elementi, kas var ietekmēt drošības prasības, tostarp, bet ne tikai:

  • Paredzamā pūļa lielums
  • Paredzamās pūļa vecums un demogrāfiskā situācija
  • Apgāde ar alkoholu un ierobežotas piekļuves zonām (18 gadi un vairāk)
  • Ieejas punktu skaits pasākumā / norises vietā
  • Ierobežota pieeja mājas / aizmugurē esošajām zonām un VIP vai slavenību aizsardzība
  • Ir svarīgi arī pārbaudīt CCTV kameru iespējas un atrašanās vietas jūsu vietā.

Tīrīšanas pakalpojumus vajadzētu izmantot gan pasākuma laikā, gan pēc tā, lai nodrošinātu patrons ērtības. Atkritumu apsaimniekošana un pārstrādes prakse jāņem vērā, pieņemot darbā tīrīšanas darbuzņēmēju, jo tas var ietaupīt organizatorus, kas maksā lielas atkritumu savākšanas izmaksas.

Tomass saka, ka Melburnas izstāžu centram ir vairāki vēlamie piegādātāji, kuru norises vieta tiek vadīta gadu no gada, norādot, ka viņi ir ne tikai eksperti savā jomā, bet ir ļoti zinoši attiecībā uz pašu vietu.

“Būtībā smags darbs ir paveikts, jo mēs esam izgājuši plašu procesu, lai atrastu labākos piegādātājus mūsu norises vietai, un mēs varam atvieglot ieviešanu. Izmantojot piegādātājus, kuri visa gada garumā darbojas šajā vietā, jūs ne tikai iegūstat pieredzi, bet arī varēsit labāk apspriest labu cenu. ”

 

Nr.5. IT

Tā kā notikumi kļūst arvien augstāka līmeņa tehnoloģiju jomā un arvien pieaugošais mobilo tālruņu izmantojums, lai iegūtu informāciju, jebkuras norises vietas IT infrastruktūra var būt būtiska, lai izplatītu informāciju dalībniekiem pat pasākuma laikā.

Piekļuve Wi-Fi, mobilo tālruņu segumam un izstādes dalībnieku un tirgotāju iespējas piekļūt pilnvarām, tālruņa līnijām un personīgajiem interneta kontiem var nodrošināt papildu ērtības visām ieinteresētajām pusēm un mazināt paļaušanos uz papīru datu savākšanai un reklāmas nodrošinājuma izplatīšanai.

Tieša piesaiste dalībniekiem, izmantojot tehnoloģiju, piemēram, bezmaksas Wi-Fi piedāvājumu, var būt noderīga pasākumu organizatoriem, jo ​​datu vākšana ir būtisks rīks ziņojumu sniegšanā pēc notikumiem.

“Pasākumu dalībnieki arvien vairāk izmanto vietnes tehnoloģijas, lai pārvietotos pa notikumu, plānotu savu dienu un pat uzzinātu vairāk informācijas. Pasākumu organizētāji arī atklāj vairāk veidu, kā tehnoloģijas var sniegt lielāku ieskatu par klientiem, tāpēc tas ir izdevīgi abām pusēm, “teica Thoms.

 

Nr.6. Mārketings un pārdošana

Lai notikums notiktu, ir svarīgi, lai jebkura notikuma operatīvie elementi notiktu, lai jūs varētu sasniegt mērķa apmeklējumu skaitu, ir būtiski, lai notikums būtu veiksmīgs.

Sāciet izlemt, kurš ir jūsu mērķa tirgus, pirms izpētīt, kā viņi pieņem savus lēmumus, kas tiem ir svarīgi, kas ietekmē viņus un kā viņi saņem informāciju.

No šejienes jūs varat veidot savu mārketinga plānu, tostarp:

  • Apmaksāta reklāma – reklāma vietējā papīra, reklāmas stendos, radio vai digitālajā telpā.
  • Reklāmas nodrošinājums, ieskaitot lidmašīnas, ko var izplatīt caur tūrisma centriem vai potenciāli vietējiem uzņēmumiem, vai izmantojot tiešo pastu.
  • Tiešsaistes klātbūtne – Izstrādājiet vietni ar URL, kuru viegli atcerēties un viegli uzminēt, sniedzot klientiem papildu informāciju un, iespējams, vietu biļešu iegādei. Izveidojiet sociālo mediju kontus atkarībā no tā, kāda ir jūsu mērķauditorija, piemēram, izmantojot. Lai sasniegtu jaunus mammas, izmantojiet Facebook vai, lai sasniegtu ar pārtiku interesantas auditorijas, izmēģiniet Instagram.
  • Plašsaziņas līdzekļi un sabiedriskās attiecības – Sazinieties ar vietējo papīru, lai izskaidrotu savu gaidāmo notikumu vai izceltu stāstu par konkrētu darbību. Vai tev ir labi pazīstams izpildītājs? Vai tas ir pirmais šāda veida notikums?
  • Atrodiet savu notikumu visvairāk krāsaino elementu un izveidojiet fotoattēla iespēju, kas pievērstu lasītāju uzmanību.

Jūsu mārketinga nodrošinājumam jābūt informatīvam, atspoguļamam jūsu pasākumam un jābūt drosmīgam un pamanāmam.

“Ar tik daudziem notikumiem, kas notiek visu laiku, mārketings ir neatņemama sastāvdaļa, lai nodrošinātu, ka jūsu cilvēki ir viens. Ir daudz izmaksu ziņā efektīvu veidu, kā sasniegt jūsu notikumu, pamanīt, būt atjautīgam ar jūsu mārketingu un vienmēr meklēt izmēģināt jaunus veidus, kā iegūt jūsu vēstījumu, “saka Thoms.

Please follow and like us: